【個人事業主必見】領収書の宛名で税務調査を乗り切る！正しい書き方と注意点

個人事業主やフリーランスの方で、領収書に関する悩みは多いのではないでしょうか。

本記事では、領収書の宛名の正しい書き方や注意点についてまとめました。

また、宛名が記載されていない領収書の対処法や、宛名を間違えた場合の修正方法も解説します。

税務調査を乗り切るための領収書の正しい書き方も紹介しているため、ぜひ最後までお読みください。

ウェブフリでは、1分でできる『フリーランス適正診断』を行っています。

「フリーランスになりたいけど、向いているか分からない」とお悩みの人は、ぜひ診断を受けてみてください！

＼ 簡単3ステップ！ ／

領収書の宛名が大事な理由

個人事業主やフリーランスの方にとって、領収書の宛名が大事な理由は、以下の3点が挙げられます。

宛名が記載された領収書は、事業の信頼性を高めるため、理由をしっかり理解しましょう。

取引の証明と経費精算の根拠になる

領収書は、取引の証明や経費精算の根拠となる大切な書類です。

正しく管理することで、事業の透明性が高まり、正確な税務申告ができます。

特に、個人事業主やフリーランスの方にとって、領収書の発行は事業経費を証明する重要な証拠です。

正しく発行された領収書があれば、取引の内容が明確になり、経費として認められます。

また、税務署からの問い合わせや調査の際に、領収書を提示すると経費の正当性を証明できます。

さらに、経費精算をスムーズにするためにも、領収書は欠かせません。

正しい宛名と内容が記載された領収書があれば、経理作業の効率化につながります。

また、領収書は過去の取引を確認したり、事業の収支を分析したりする資料となるため、日頃から整理して正しい管理を心がけましょう。

あわせて読みたい

フリーランス・業務委託の請求書作成ガイド！正しい書き方と注意点を解説 業務委託の請求書とは？ 請求書の作り方が知りたい 請求書って難しそうだけど、自分で作れるの？ 業務委託の請求書は作り方さえ知ってしまえば、誰でも簡単に作成できま...

税務調査への対応が必要

税務署の調査が入った場合、領収書の宛名が適切に記載されているかをチェックされます。

正しく記載された宛名があれば、経費の正当性を証明する強い証拠となるでしょう。

しかし、宛名が空欄や不適切に書かれていた場合、経費として認められない可能性があります。

そのため、個人事業主やフリーランスの方は、日頃から領収書の宛名をしっかり確認し、税務調査がスムーズにできるよう備えましょう。

事業との関連性の証明になる

領収書の宛名は、支出の内容が事業に関係していることを証明する重要なものです。

適切な宛名の記載があれば、本当に事業に関係していると、税務調査で証明できます。

例えば、領収書に会社名や屋号が記載されていると、個人的な経費ではなく、事業に必要な経費だったことが明確になります。

また、領収書の宛名は、経費の二重計上や不適切な経費計上を防ぎ、税務調査でのトラブルの回避が可能です。

領収書の宛名の正しい書き方

領収書を発行する際、個人事業主やフリーランスの方は、正しい書き方を知っておきましょう。

ここでは、法人と個人事業主の書き方の違い、各領収書の宛名の正しい記載方法を紹介します。

宛名を正しく書き、経理処理をスムーズにしましょう。

法人の場合の宛名記載方法

法人の領収書には、正式な会社名の記載が重要です。

正式名称の使用によって、取引の信頼性が高まるため、税務調査でも対応できます。

法人の場合の宛名の記載方法は、以下のとおりです。

法人名の場合、「（株）○○」など、略称の記載は避けましょう。

個人事業主の場合の宛名記載方法

個人事業主が領収書を発行する際、屋号や事業名を使用します。

ただし、屋号や事業名がない場合は、個人名の記入も可能です。

個人事業主の場合の正しい記載例は、以下のとおりです。

ただし、個人的な支出と事業的な支出を明確に区別しましょう。

プライベートの支出で領収書に事業名を記載すると、税務調査で問題になるため、注意が必要です。

領収書の宛名に関する注意点

領収書の宛名を記入する際、3つの注意点があります。

各注意点を理解し、領収書の宛名を正しく記載しましょう。

「上様」の使用を避ける理由

領収書の宛名に「上様」の使用は、避けましょう。

「上様」の使用を避ける理由は、主に以下の3つが挙げられます。

税務調査の際、経費として認められるためには、取引の実在性の証明や具体的な名称・事業者名を記載する必要があります。

「どこの誰と、どのような事業取引をしたのか」を明確にできなければ、経費として認められないケースも少なくありません。

領収書の宛名には「上様」ではなく、具体的な取引先の名称を記載しましょう。

宛名の省略や略称使用のリスク

領収書の宛名を省略したり、略称を使ったりすると、経費として認めてもらえない可能性があります。

例えば、「株式会社〇〇」を「〇〇」、「山田太郎」を「山田様」などの省略は、取引の実在性や事業との関係を証明するのは難しいでしょう。

また、宛名が完全に省略されていると、事業の経費と個人的な支出の区別がつかなくなるため、税務調査で指摘される可能性が高まります。

さらに、宛名が不明確だと、取引先との関係性を証明するのも難しくなり、事業の実態を示すための証拠が不足することになります。

領収書を受け取る際は、必ず正式な宛名を記載してもらいましょう。

宛名が空欄の領収書の扱い

宛名が記載されていない空欄の領収書は、税務調査を行う際、問題となる可能性があります。

空欄の領収書は、取引の実在性や事業との関連性を証明するのが難しく、経費として認められない可能性が高くなるからです。

税務署は、宛名が空欄の領収書を「個人的な支出」と判断する傾向があるため、個人事業主やフリーランスの方は、特に注意が必要です。

空欄の領収書を受け取った場合は、すぐに発行元へ連絡し、宛名を記入してもらいましょう。

ただし、宛名の記入が難しいのであれば、取引内容を説明する補足資料などを用意しておくと安心です。

また、空欄の領収書は、正しく発行された領収書と区別して保管しましょう。

宛名が記載されていない領収書への対処法

宛名が記載されていない領収書への対処法を2つ紹介します。

各対処法によって、宛名のない領収書も経費として認められる可能性があります。

発行元に再発行を依頼する

領収書の宛名が記載されていない場合、発行元に再発行を依頼できます。

まず、発行元の企業や店舗に連絡を取り、状況を説明しましょう。

依頼する内容は、以下のとおりです。

ただし、時間が経過していると対応が難しくなるため、できる限り早めの連絡が大切です。

また、再発行を依頼する際は、発行元に対して丁寧な態度で接しましょう。

再発行された領収書を受け取ったら、内容を必ず確認してください。

宛名だけでなく、日付や金額、品目などが正しいかをチェックしましょう。

代替書類を活用する

宛名が記載されていない領収書は、必要な情報が足りていないため、ほかの書類で補うための方法として、「代替書類」を活用します。

代替書類は、取引の実在性や事業との関連性を証明する書類です。

取引先とのメールのやり取りや、契約書・注文書などを領収書と合わせて保管し、税務調査の際に有効な証拠として提示しましょう。

例えば、宿泊費の領収書に宛名がない場合、出張の日程や目的が記載された業務報告書を添付すると、経費として認められる可能性が高まります。

代替書類を用意する際は、取引の日付や金額、取引内容が領収書と一致しているかを確認しましょう。

ただし、代替書類の活用は補う手段であるため、可能な限り正しい宛名が記載された領収書を用意しましょう。

領収書の宛名を間違えた場合の訂正方法

領収書の宛名を間違えた場合の正しい訂正方法について説明します。

領収書の宛名を正しく訂正すれば、税務調査の際にも安心して対応できるでしょう。

二重線と訂正印による修正

領収書の宛名を間違えた場合は、以下の手順で修正します。

訂正印は、個人事業主の場合は認印を使用し、法人の場合は会社の角印を使用しましょう。

訂正印には、誰が訂正したのかを明確にし、不正な修正を防ぐ役割もあります。

ただし、訂正が多すぎると領収書の信頼性が低下するため、注意しなければなりません。

領収書の宛名は、できる限り正確に記入し、訂正を最小限に抑えましょう。

修正液・修正テープ使用の禁止

領収書は、取引の証明となる重要書類であるため、修正液や修正テープでの訂正は絶対に避けましょう。

また、税務署は、修正液や修正テープで訂正された領収書は、経費として認めないからです。

修正液や修正テープを使用すると、元の記載内容が完全に消えてしまうため、不正な改ざんとみなされます。

常に正確な記入がされているかを確認し、記入ミスがあった場合は、適切な方法で対処しましょう。

まとめ：フリーランス・個人事業主は領収書の宛名をしっかり確認しよう！

個人事業主やフリーランスにとって、領収書の宛名は税務調査を乗り切るうえで、重要なポイントです。

適切に記載された宛名は、取引の証明や経費精算の根拠となり、事業との関連性を示す重要な証拠になります。

ただし、宛名の記載ミスや省略、不適切な表記は、経費として認められない可能性が高いため、注意が必要です。

正しい書き方を習得し、宛名のない領収書を受け取った場合や間違えた場合に、すぐに対応できるようにしておきましょう。

領収書の適切な管理を徹底し、税務調査に備えておくと、事業の信頼性を高め、安心して経費計上を行えます。