悩む人相手に伝わる文章を書くにはどうしたらいいの？
悩む人そもそも正しい文章の書き方がわからない…
仕事をするにあたって、このような悩みを抱えていませんか？
ビジネスの世界では優れた文章力があると、仕事をスムーズに進行したり、認識のすれ違いを防止できたりします。
本記事では、ビジネスライティングについての基本知識と重要な理由、仕事で成果を出せる文章力を身につけるためのコツなどを解説します。
ぜひビジネスライティングを上達させたい方は最後までご覧ください。
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ビジネスライティングとは
ビジネスライティングとは、メールや報告書・企画書・プレゼン資料をはじめとする仕事上で必要な文書を作成するスキルのことです。
ビジネスの場では、限られた時間で多くの情報が正確に伝わる文書を作成し、業務を円滑に進める必要があります。
ビジネスライティングにおいて最も重要なのは簡潔さと明確さです。
クオリティが高いといわれるビジネス文書は、相手が求める情報を的確に提供し、理解しやすく伝わりやすい順序で内容を展開できているものを指します。
さらに、文書の目的に応じて適切な形式や表現を選択し、読み手の立場に立って構成する能力も必要となるでしょう。
ビジネスライティングが重要な3つの理由
仕事において、ビジネスライティングが必要になる理由は、以下の3つです。
- 業務効率化とコミュニケーション向上
- 信頼性の向上と誤解の防止
- キャリア形成とスキルアップ
ビジネスライティングはどの業種・職場でも必須であるため、できるだけ早く習得するとよいでしょう。
業務効率化とコミュニケーション向上
ビジネスライティングは、業務効率化とコミュニケーション向上につながります。
適切な文章力を身につけることで、仕事の業務がスムーズに進み時間短縮につながるでしょう。
明確で簡潔な文章は、読み手に情報を素早く正確に理解してもらえるため、チーム内や部署間のコミュニケーションがスムーズに進みます。
また、質の高い文書は質問や確認の回数を減らし、返信や対応のスピードアップももたらすでしょう。
そのため、ビジネスライティングはリモートワークが増加している現代のビジネス環境において特に重要です。
適切な文章力は、対面でのやり取りが少ない状況下でも、円滑な業務遂行に役立ちます。
さらに、ビジネスライティングスキルは、プレゼンテーション資料を作成するうえでも必要です。
簡潔で説得力のある文章は、メッセージの伝達効果を高めるため、プロジェクトの提案や商談の成功率が向上します。
信頼性の向上と誤解の防止
ビジネスライティングは、信頼性の向上と誤解の防止にも有効です。
適切な文章表現を用いることで、取引先や顧客との信頼関係を築けます。
また、明確で分かりやすい文章によって誤解を防げると、コミュニケーションが円滑に進むでしょう。
ビジネス文書では、専門用語や業界特有の表現を適切に使用するとプロフェッショナルな印象を与え、相手からの信頼を得られます。
また、誤解を防ぐためには曖昧な表現を避け、具体的な数字や事実を示しましょう。
「多い」「少ない」といった主観的な表現ではなく、「約30%増加」のように具体的な数値を用いることで、相手に正確な情報が伝わります。
さらに、文章の構成にも注意を払うことが大切です。
論理的な展開と適切な接続詞を使用することで、読み手が内容を正しく理解しやすくなります。
特に重要な情報は、文章の冒頭や結論部分に配置し、誤解のリスクを減らすことを意識しましょう。
キャリア形成とスキルアップ
ビジネスライティングスキルは、キャリア形成とスキルアップに大きな影響を与えます。
相手に伝わる文章を書く力が身につくと、昇進や新たな職務に挑戦する機会が増えるでしょう。
また、ビジネスライティングスキルは、プレゼンテーション能力や交渉力、営業力、コミュニケーションスキルなどとも密接に関係しています。
さらに、優れたビジネスライティングスキルは、リーダーシップの発揮にも必要な能力です。
たとえば、チームメンバーに対して明確な指示を出したり、プロジェクトの進捗を分かりやすく上司や部下に報告したりするのに役立ちます。
ビジネスライティングスキルの向上は、キャリアの幅を広げ、スキルアップできる効果的な方法といえるでしょう。
効果的なビジネスライティングの基本テクニック
相手に伝わりやすいビジネスライティングの基本テクニックは以下の4つです。
- 読み手を意識した構成
- PREP法とSDS法の活用
- 一文一義・50文字
- 簡潔で明確な表現
この4つのテクニックを活用すると、より明確で説得力のある文章を書くことができます。
読み手を意識した構成
読み手を意識した文章構成は、ビジネスライティングの重要なテクニックです。
相手の立場や知識レベルを考慮しながら、伝えたい内容を効果的に組み立てましょう。
情報提供や説得、依頼など、目的によって大きく構成が変わるため、まずは文章の目的を明確にします。
その上で、読み手が求める情報を的確に伝えましょう。
読み手のスケジュールの配慮もする必要があります。
忙しい上司や取引先に向けた文書では、結論を先に述べる「逆三角形」の構成が効果的です。
PREP法とSDS法の活用
読み手に伝わる文章を作成するために、PREP法とSDS法を活用しましょう。
PREP法とSDS法は、ビジネス文書を効果的に構成するための優れた手法です。
PREP法は、Point（要点）、Reason（理由）、Example（例）、Point（要点の繰り返し）の頭文字を取った構成法です。
主張したい結論を簡潔に述べ、その理由や根拠を説明し、具体例を挙げます。
そして、最後に再度要点を述べて印象づけましょう。
たとえば、新製品の提案書を作成する場合、以下のように構成します。
- 新製品の導入により売上が20%増加すると予測します。
- なぜなら、市場調査の結果、顧客ニーズに合致していることが分かったからです。
- 他社の事例では、 類似製品を導入した結果、実際に売上が15%増加しています。
- したがって新製品の導入は、当社の売上増加に大きく貢献するでしょう。
SDS法は、Situation（状況）、Development（展開）、Solution（解決策）の頭文字を取った構成法です。
現状や問題点を説明し、その状況がどのように変化したかを述べます。
最後に、解決策や提案を示しましょう。
たとえば、業務改善の提案書をSDS法で作成する場合、以下のように構成します。
- 現在、書類作成に多くの時間を費やしています。
- 近年では、業務量が増加し、残業時間が増えている状態です。
- したがって文書管理システムの導入により、作業効率が向上するでしょう。
状況に応じて適切な方法を選択し、読み手に分かりやすく伝えることが重要です。
一文一義・50文字
一文一義と50文字ルールは、ビジネス文書を効果的に作成するための重要な原則です。
一文一義とは、1つの文に1つの意味や情報を盛り込むことを指します。
複数の内容を1文に詰め込むと、読み手が混乱する可能性があるため、注意しましょう。
50文字ルールは、1文の長さを50文字程度に抑えることを意味します。
長すぎる文は読み手の集中力が途切れてしまうため、50文字程度が読みやすさと理解のしやすさに適している長さです。
ビジネス文書では、時間に限りがあるなかでいかに正確な情報を伝えることができるかが求められます。
一文一義と50文字ルールを意識し、相手のニーズに応えられる文章を作成しましょう。
簡潔で明確な表現
簡潔で明確な表現は、ビジネスライティングの重要な要素です。
長文や専門用語など難しい言い回しは最小限に抑え、わかりやすい言葉を選びましょう。
ときには読み手が理解しやすいよう、具体例を交えて説明することも効果的です。
文章の構造も簡潔で明確な表現にするために欠かせません。
一文一義の原則に従い、一つの文で一つの内容を伝えます。
複数の内容を詰め込むと、読み手を混乱させる恐れがあるため注意が必要です。
また、主語と述語を近づけることで、文意がより明確になります。
修飾語や挿入句は最小限にし、文の骨格をはっきりさせましょう。
重複表現や冗長な言い回しを避けることも大切です。
同じ意味の言葉を繰り返すのではなく、読み手の集中力を保つために簡潔な表現を心がけましょう。
ビジネス文書作成時の3つの注意点
ビジネス文書を作成する際に、気を付けなければならないことがあります。
- 適切な敬語と丁寧表現を使う
- 冗長表現や重複表現を避ける
- 誤字脱字と文法ミスをなくす
この3つの注意点を意識することで、プロフェッショナルで効果的な文書を作成できます。
それぞれの注意点について詳しくみていきましょう。
適切な敬語と丁寧表現を使う
ビジネス文書では、適切な敬語と丁寧表現を用いることが重要です。
相手に対する配慮や尊敬の念を示すことは、円滑なコミュニケーションを図るために欠かせません。
敬語には尊敬語、謙譲語、丁寧語があり、状況に応じて使い分けることが求められます。
ただし敬語の使用には注意が必要です。
過剰な敬語は逆効果になる可能性があるため、相手との関係性や文書の目的に応じて、適切なレベルの敬語を選択しましょう。
たとえば、社内の同僚に対しては丁寧語を中心に使用し、取引先や上司に対してはより丁寧な表現を心がけるのがおすすめです。
具体的な例を挙げると、「お客様がご来店されました」という表現は、「お客様」という尊敬語と「ご来店」という謙譲語、「されました」という尊敬語が含まれています。
相手への敬意を表すために、適切な敬語を組み合わせることを意識しましょう。
丁寧表現では、「～してください」より「～していただけますか」のほうが丁寧な印象を与えます。
また、「～と思います」より「～と存じます」のほうがよりふさわしい表現になるでしょう。
敬語や丁寧表現の使用は、ビジネスマナーの基本です。
状況に応じて、適切な丁寧表現を選択することを心がけましょう。
冗長表現や重複表現を避ける
冗長表現や重複表現を避けると、ビジネス文書の質を高められます。
冗長表現を避けるためには、不要な修飾語や副詞を削除しましょう。
たとえば、「非常に特別な」という表現は「特別な」だけで十分ですし、「結果として」「最終的に」などの冗語も省略可能な場合が多いです。
重複表現とは、「全く同じ」「ほとんど大半」という表現です。
上記2つは、「同じ」「大半」だけで意味が通じます。
また、「理由の原因」「結果として生じる」といった表現も避けましょう。
文章を書く際は、一度書いた後に見直しを行い、冗長や重複がないかチェックしましょう。
不要な言葉を削除し、簡潔な表現に置き換えることで、読み手が理解しやすく説得力のある文書になります。
誤字脱字と文法ミスをなくす
誤字脱字と文法ミスのチェックは、ビジネス文書作成において非常に重要です。
細心の注意を払って文章を書いたつもりでも、思わぬミスが潜んでいることがあります。
そのため、文書を完成させた後には必ず見直しを行う習慣をつけましょう。
文章の校正には、まず文章を音読してみるのがおすすめです。
声に出して読むことで、目だけで確認するよりも誤字脱字に気づきやすくなり、文章の流れや表現のおかしな部分も見つけやすくなるでしょう。
文章を逆から読んでいく方法も有効です。
通常の順序で読むと、内容に意識が向いてしまい細かな誤りを見落としがちですが、逆から読むことで、一つひとつの文字や単語に注目しやすくなります。
校正ツールや文章チェックソフトの活用も検討しましょう。
ツールを使用することで、人間の目では気づきにくいミスも発見できる可能性があります。
ただし、機械的なチェックには限界があるため、最終的には人の目で確認することが大切です。
ビジネスライティングの上達方法
ビジネスライティングを上達させるための具体的な方法は以下の3つです。
- 優れたビジネス文書を模倣する
- フィードバックを受ける
- オンライン講座や研修を活用する
優れた文章を書くスキルは、日々の努力と継続的な学習によって磨かれます。
ライティングスキルを上達させるために、本章で紹介する方法を意識的に取り入れましょう。
優れたビジネス文書を模倣する
優れたビジネス文書の分析と模倣は、ビジネスライティングスキルを向上させる効果的な方法です。
優れた文書を読み込み、構造や表現を基礎から学ぶことで、自身の文章力を磨くことができます。
まず、社内外で評価の高い文書を集めましょう。
企画書や報告書、プレゼン資料など、自分が仕事で活用するさまざまな種類の文書を丁寧に読み込み、以下の点に注目して分析しましょう。
- 文書の構成
- 使用されている言葉遣い
- 論理展開の流れ
- 説得力のある表現方法
- データや図表の活用方法
分析後は、学んだ点を意識して効果的な文書構成を真似たり、説得力のある表現を参考にしたりすることが大切です。
ただし、単なる模倣ではなく、自分なりのアレンジを必ず加えましょう。
優れた文書の模倣を継続的に実践することで、徐々に高品質な文書作成が可能になり、自身のスキルを向上できます。
フィードバックを受ける
ビジネスライティングに精通したプロや他者からのフィードバックを積極的に求め、活用しましょう。
具体的な改善点を指摘してもらうことで、自分では気づかなかった問題点が明らかになります。
「この部分がわかりにくい」「もっと簡潔に書けるのでは」といった指摘は、文章力向上の貴重な機会となるでしょう。
フィードバックを受けた後は、指摘された点を意識して次の文章に取り組むことが大切です。
このプロセスを繰り返すことで、継続的な改善が可能になります。
自分の成長を実感できるよう、定期的に過去の文章と比較するのもおすすめです。
また、他者の文章を添削する機会があれば、積極的に取り組みましょう。
他人の文章を批評することで、自分の文章力も向上します。
オンライン講座や研修を活用する
ビジネスライティングスキルに関する、オンライン講座や研修を活用するのも効果的です。
時間や場所に縛られず学習できるため、自分のニーズに合った講座を選ぶことができます。
オンライン講座の特徴は、自分のペースで学習できることです。
仕事の合間や休日を利用して、無理のないスケジュールで取り組めます。
また、繰り返し視聴できるため、理解が不十分な部分を何度も復習できます。
研修はその道のプロから直接指導を受けられる点が魅力です。
さらにほかの参加者との交流を通じて、多様な視点や経験を共有できるため、より効果的に学ぶことができます。
基礎から応用まで自分のレベルや目標に合った講座を選ぶことで、効率的にビジネスライティングスキルを上げられるでしょう。
まとめ：ビジネスライティングは一生使えるスキル！意識して書くクセをつけよう
ビジネスライティングは、キャリアを通じて活用できる重要なスキルです。
日々の業務で意識的に実践することで、文章力は確実に向上します。
本記事で紹介した文章力を身につけるためのコツを改めて確認しましょう。
- 読み手を意識した構成にする
- PREP法とSDS法を活用する
- 一文一義・50文字、簡潔で明確な表現をする
- 適切な敬語と丁寧表現を使う
- 冗長表現や重複表現を避ける
- 誤字脱字と文法ミスをなくす
- 優れたビジネス文書を模倣する
- フィードバックを受ける
- オンライン講座や研修を活用する
ビジネスライティングスキルを磨くことで、業務効率化やコミュニケーション向上、信頼性の向上、そしてキャリアアップにつながります。
日々の業務で意識して文章を書くクセをつけ、一生使えるスキルとして磨き続けましょう。
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